Zum Inhalt springen

Datenschutzerklärung

Stand: 12.10.2026 · sofort wirksam

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Pluma („wir", „uns", „unser") personenbezogene Daten bei der Nutzung unseres Dienstes erhebt, verwendet und schützt. Wir sind in der Europäischen Union ansässig; Pluma wird nach EU- und deutschem Recht (DSGVO, BDSG) betrieben.

1. Wer wir sind

Verantwortlicher: Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist Rheinsight Inh. Mert Dalbudak, Böckingstr. 52, 51063 Köln, Deutschland. Die vollständige Anbieterkennzeichnung (ggf. mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) finden Sie im Impressum.

Kontakt: [email protected] — für alle datenschutzrechtlichen Fragen und zur Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Daten, die Sie uns mitteilen

  • Kontodaten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Anrede (optional), verschlüsseltes Passwort (sofern Sie nicht OAuth nutzen), OAuth-Provider-IDs (Google / Apple), bevorzugte Sprache.
  • Workspace-Daten: Workspace-Name und -Slug, Mitglieder, Rollen, API-Key-Bezeichnungen, Inhalte von Support-Tickets.
  • Vorlagendaten: von Ihnen hochgeladene PDFs, von Ihnen gesetzte Feldpositionen sowie die JSON-Eingaben, die Sie an die Render-API senden. Diese Daten gehören Ihnen — wir behandeln sie vertraulich und verarbeiten sie ausschließlich zur Erbringung des Dienstes.
  • Abrechnungsdaten: Beim Abschluss eines kostenpflichtigen Tarifs oder einer Guthabenaufladung erhebt unser Zahlungsdienstleister Stripe Ihre Rechnungsanschrift und ggf. Ihre USt-IdNr. — wir sind gesetzlich verpflichtet, diese Angaben für die Erstellung steuerkonformer Rechnungen zu erfassen (§ 14 UStG, EU-MwSt-Richtlinie). Zahlungskartendaten werden direkt in Stripe eingegeben und erreichen unsere Server nicht; bei uns liegen lediglich Ihre Stripe-Kunden-ID, Rechnungsanschrift, USt-IdNr. und Rechnungsmetadaten.

Unterzeichner — Daten, die wir im Auftrag unserer Kunden verarbeiten

Wenn ein Pluma-Kunde Ihnen ein Dokument zur Unterschrift sendet, ist dieser Kunde Verantwortlicher für Ihre Daten; wir verarbeiten sie in seinem Auftrag auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Wir speichern den vom Absender eingegebenen Namen, die E-Mail-Adresse und Sprache, das Dokument selbst, Ihre Unterschrift (getippt oder gezeichnet), ob Sie unterschrieben oder abgelehnt haben samt einer etwaigen Begründung sowie — damit die Unterschrift später nachweisbar ist — Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Browserangaben, wenn Sie unterschreiben oder ablehnen. Beim ersten Öffnen des Dokuments speichern wir Datum und Uhrzeit, Browserangaben und eine gekürzte IP-Adresse (der letzte Teil wird entfernt, sodass sie auf Ihr Netz, nicht auf Ihr Gerät verweist). Das dem unterschriebenen Dokument beigefügte Abschlusszertifikat zeigt IP-Adressen nur teilweise (z. B. 203.0.113.xxx). Die Unterschriftsseite weist Sie vor der Unterschrift darauf hin; eine Kopie des unterschriebenen Dokuments erhalten Sie per E-Mail. Der Workspace des Absenders merkt sich außerdem Ihren Namen und Ihre Sprache, damit eine spätere Anfrage an dieselbe Adresse vorausgefüllt ist. Auskunfts- oder Löschersuchen richten Sie bitte an den Absender; wir unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Online-Kündigung

Wenn Sie die Kündigungsseite (/cancel) nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Vor- und Nachnamen, die E-Mail-Adresse und ggf. die Kundennummer, die Art der Kündigung, einen etwaigen Grund und das gewünschte Vertragsende sowie den Zeitpunkt des Eingangs. Wir nutzen diese Angaben, um Ihren Vertrag zu identifizieren, die Kündigung auszuführen und zu bestätigen und Kündigungen durch Dritte zu verhindern (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 312k BGB; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Stimmen die Angaben mit einem Konto überein, wird die Kontoinhaberin bzw. der Kontoinhaber per E-Mail informiert — auch wenn die Kündigung nicht bearbeitet werden konnte. Jede Erklärung bewahren wir als Nachweis bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach ihrem Eingang auf und löschen sie dann.

Automatisch erhobene Daten

  • Serverprotokolle (IP-Adresse, User-Agent, Anfragepfad) zu Sicherheits- und Fehleranalysezwecken. Aufbewahrung: 30 Tage.
  • Render-Nutzungszähler (je Workspace, je Monat) für Abrechnung und Kontingentprüfung.
  • Auditprotokolle administrativer Vorgänge in Ihrem Workspace.
  • Lizenzmeldungen von Self-Hosted-Installationen (ein Hash des Lizenzschlüssels und die Softwareversion, einmal täglich). Wir speichern, wann und von welcher IP-Adresse eine Meldung eingegangen ist, um einen an vielen Orten genutzten Schlüssel zu erkennen.

Kinder

Pluma ist ein Werkzeug für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 16 Jahren — dem Alter, ab dem in Deutschland eine Einwilligung nach Art. 8 DSGVO wirksam erteilt werden kann; bei der Registrierung ist zu bestätigen, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind oder für ein Unternehmen handeln. Wenn Sie glauben, dass sich ein Kind registriert hat oder ein Dokument ohne Rechtsgrundlage an ein Kind zur Unterschrift geschickt wurde, schreiben Sie an [email protected] — wir löschen die Daten. Absender bleiben für die Rechtsgrundlage ihrer Unterzeichner verantwortlich, einschließlich einer gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung der Eltern oder Erziehungsberechtigten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Rendern von PDFs, Hosting von Vorlagen, Abwicklung von Zahlungen.
  • Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Sicherheits-Logging, Missbrauchsprävention sowie der Nachweis elektronischer Unterschriften (Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserangaben), mit dem ein Absender belegen kann, wer unterschrieben hat.
  • Im Auftrag unserer Kunden (Art. 28 DSGVO): Vorlageneingaben und Unterzeichnerdaten — die Rechtsgrundlage bestimmt der Kunde als Verantwortlicher; wir verarbeiten nach seinen Weisungen.
  • Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nicht erforderliche Cookies, Marketing-E-Mails.
  • Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer.

4. Wo die Daten gespeichert werden

Alle Anwendungsdaten von Pluma — Postgres-Datenbank und S3-kompatibler Objektspeicher — werden in der Europäischen Union gehostet — bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, Deutschland. Verbindungen zu plumapdf.com laufen über das Netz von Cloudflare (siehe Ziffer 5). Für Zahlungen nutzen wir Stripe; Stripe verarbeitet Daten global und ist, soweit einschlägig, an EU-Standardvertragsklauseln gebunden.

Wenn Sie sich mit Google oder Apple anmelden, verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Anmeldung nach seiner eigenen Datenschutzerklärung; dabei kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen, die diese Anbieter über das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln absichern. Wir erhalten lediglich Ihre Anbieter-ID, E-Mail-Adresse (bei Apple ggf. die von Ihnen gewählte Weiterleitungsadresse) und Ihren Namen.

5. Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden Auftragsverarbeiter ein. Jeder ist vertraglich zu einer DSGVO-konformen Verarbeitung verpflichtet.

  • Stripe Payments Europe, Ltd. (Dublin, Irland) — Zahlungsabwicklung, Erfassung von Rechnungsanschrift und USt-IdNr., Rechnungsstellung.
  • Hetzner Online GmbH — Hosting (Server, Postgres, Objektspeicher). Nur EU.
  • Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA; Rechenzentren auch in der EU) — Content Delivery Network, TLS-Terminierung und Schutz vor Angriffen vor plumapdf.com. Cloudflare sieht Verbindungsdaten und die Inhalte von Anfragen bei der Übertragung, speichert aber keine Dokumente. Übermittlungen sind durch das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert. Bei Self-Hosted-Installationen nicht beteiligt.
  • E-Mail-Versand — Transaktions-E-Mails (Bestätigungscodes, Unterschriftsanfragen, Kopien unterschriebener Dokumente) versenden wir über einen selbst betriebenen Mailserver; ein externer E-Mail-Dienstleister ist nicht beteiligt. Self-Hosted-Installationen nutzen den SMTP-Server des Betreibers.
  • Sentry (Functional Software, Inc., USA; EU-Datenhaltung wählbar) — Fehlerüberwachung; erfasst diagnostische Daten (Stack-Traces, Anfragekontext) bei einem Fehler. Auf dieser Instanz aktiv.
  • Plausible Analytics — datenschutzfreundliche, cookie-freie Nutzungsstatistiken. Keine personenbezogenen Daten, kein seitenübergreifendes Tracking. Auf dieser Instanz nicht aktiv.

Die aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter ist jederzeit auf Anfrage erhältlich.

6. Speicherdauer

  • Konto- und Workspace-Daten: bis zu Ihrer Löschung des Workspaces oder Kontos.
  • Gerenderte PDFs: als direkter Download werden sie gestreamt und nicht gespeichert. Zum Download gespeicherte PDFs und Ergebnisse von Bulk-Jobs: in bezahlten Tarifen, bis Sie sie löschen oder bis zum Ablauf der von Ihnen eingestellten Aufbewahrungsdauer; im Free-Tarif 30 Minuten. Unterschriebene Dokumente: bis Sie sie löschen.
  • Auditprotokolle: 12 Monate, danach automatische Löschung.
  • Unterschriftsanfragen und unterschriebene Dokumente: bis der Absender sie löscht. Eine Anfrage, die niemand unterschreibt, verfällt zum in der Einladung genannten Datum; das hochgeladene Dokument wird danach entfernt.
  • Gemerkte Unterzeichnerangaben (Name, Sprache) in einem Workspace: bis zur Löschung des Workspaces oder Kontos.
  • Datenbank-Backups: 30 Tage. Von Ihnen gelöschte Daten können bis zu 30 Tage in einem Backup verbleiben, bevor sie endgültig verschwunden sind.
  • Inaktive Free-Workspaces: nach 11 Monaten ohne Anmeldung oder Render benachrichtigen wir die Inhaber per E-Mail; nach 12 Monaten werden gespeicherte Dateien, Vorlagen und API-Keys des Workspaces gelöscht. Bezahlte Tarife sind nicht betroffen.
  • Serverprotokolle: 30 Tage.
  • Rechnungen: 10 Jahre (deutsches Steuerrecht).

7. Ihre Rechte nach der DSGVO

  • Auskunft (Art. 15): Sie können sämtliche zu Ihrer Person gespeicherten Daten in der App über die Kontoseite exportieren.
  • Berichtigung (Art. 16): Sie können Ihr Profil auf derselben Seite bearbeiten.
  • Löschung (Art. 17): Sie können die Löschung über die Kontoseite anfordern. Wir starten eine 30-tägige Karenzfrist (damit Sie die Löschung widerrufen können) und löschen anschließend den Nutzer sowie alle abhängigen Daten endgültig.
  • Einschränkung (Art. 18) undWiderspruch (Art. 21): wenden Sie sich an [email protected].
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20): der Export erfolgt als strukturiertes JSON.
  • Beschwerde (Art. 77): Sie können bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einlegen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf — www.ldi.nrw.de.

Haben Sie ein Dokument über Pluma unterschrieben, ist der Absender Verantwortlicher für Ihre Daten — bitte richten Sie Ihre Anfragen an ihn. Wir unterstützen den Absender dabei; erreichen Sie ihn nicht, schreiben Sie an [email protected], und wir helfen weiter.

8. Sicherheit

Daten in der Übertragung werden mit TLS 1.2+ verschlüsselt. Passwörter werden mit bcrypt (12 Runden) gehasht. API-Keys werden als SHA-256-Hashes gespeichert (wir können sie nicht wiederherstellen; möglich ist nur ein Widerruf). Mandantendaten werden mit Postgres Row-Level-Security partitioniert, sodass tenantübergreifende Lesezugriffe auf Datenbankebene ausgeschlossen sind.

9. Cookies

Siehe die separate Cookie-Richtlinie.

10. Änderungen

Wir informieren registrierte Nutzer per E-Mail über wesentliche Änderungen dieser Erklärung. Das Datum „Stand" oben spiegelt die jeweils aktuellste Fassung wider.